Le KBIS ou extrait K représente un document officiel attestant l’existence juridique ou l’immatriculation d’une entreprise commerciale. Autrement dit, cet acte authentique constitue sa carte d’identité prouvant qu’elle est légalement inscrite dans le registre des Commerces et de l’Industrie. À un moment donné, tout dirigeant d’entreprise fait souvent face à des demandes d’extrait de KBIS venant des clients, des fournisseurs, des organismes financiers comme la banque et l’assurance ainsi que de l’administration.
Que contient exactement l’extrait KBIS ?
Les dirigeants d’une entreprise reçoivent le KBIS lors de l’immatriculation de leur entreprise au Registre du Commerce et de la Société (RCS). Ce document officiel contient des informations essentielles destinées à identifier et à caractériser une société en particulier, quelle que soit sa forme.
Sur cet acte authentique, l’on retrouve le greffe du Tribunal du Commerce où l’inscription a fait l’objet d’un enregistrement ainsi que le numéro et la date de l’enregistrement de l’immatriculation. Il y figure également le nom et prénom du dirigeant ainsi que toutes les autres informations le concernant ( date de naissance, adresse et nationalité). De plus, l’on y trouve aussi la dénomination sociale de l’entreprise, sa forme juridique, sa date de création, le montant du capital social, l’adresse du siège social.
Le Code APE ou Activité Principale de l’Entreprise, la description détaillée de l’activité de l’entreprise, la date de délivrance du document ainsi que le nom du greffe tribunal de commerce figurent également sur le KBIS.
Il faut savoir qu’au fur et à mesure que l’entreprise se développe, cette déclaration est susceptible de subir un changement. D’où le fait que l’extrait KBIS possède une durée de validité limitée ne permettant pas ainsi à une entreprise de faire un stockage de ce document afin de répondre au fur et à mesure aux demandes des tiers (clients, fournisseurs, administration, etc.).
Quelle est précisément la durée de validité d’un KBIS ?
Il faut savoir que si toutes les informations qui caractérisent une société (raison sociale, montant du capital social, adresse de domiciliation, forme juridique, gérant de l’entreprise, etc.) ne changent pas, il n’est donc aucunement nécessaire de changer le contenu du document authentique KBIS. C’est sans doute pour cette raison que la loi française, à l’exception des départements de l’Alsace et de la Moselle, ne prévoit pas de date de validité pour ce document.
Toutefois, le plus souvent, l’administration demande souvent la production d’un extrait KBIS ayant une validité de moins de 3 mois. La raison de cette requête se base principalement sur le fait de réduire dans la mesure du possible les risques d’avoir un document qui comporte des informations inexactes ou qui ne sont pas mises à jour. Il peut en effet arriver qu’au cours de l’existence d’une entreprise, les dirigeants ajoutent ou modifient certaines caractéristiques de leurs entreprises. En demandant cet extrait KBIS datant de moins de 3 mois, les organismes s’assurent de la fraicheur des informations liées à l’entreprise en question.
Vous devez également savoir qu’un extrait KBIS photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Les organismes publics et privés requièrent toujours qu’on leur fournisse un document original. D’où la nécessité d’avoir toujours en stock ce document authentique dès l’instant où les organismes, les clients et l’administration le demandent. Vous pouvez facilement le commander en ligne.
Que faire pour avoir toujours en sa possession un KBIS valide ?
Si vous souhaitez éviter de faire constamment face à des demandes d’extrait de KBIS valide, autrement dit, datant de moins de 3 mois, il est plus que judicieux de se décider à faire une souscription d’abonnement auprès d’Infogreffe, et cela, en allant sur ce site. Pour ce faire, précisez la durée de votre abonnement. Ensuite, n’hésitez pas à indiquer le nombre d’exemplaires de ce document dont vous souhaitez avoir ainsi que la fréquence à laquelle vous avez besoin de les recevoir. Notez que ce service en ligne est payant et le coût varie en fonction du nombre d’exemplaires dont vous avez envie d’obtenir ainsi que la fréquence.
Vous pouvez ainsi avoir l’esprit tranquille d’avoir toujours en votre possession un extrait KBIS valide à fournir aux organismes publics et privés ainsi qu’à vos clients et partenaires commerciaux dès qu’ils vous le demandent.
